FAQ

Partner von Academic LinkShare

• Wie viele Partner beteiligen sich an der Erschließung?
  Es beteiligen sich mehr als 30 Einrichtungen aktiv an der Erschließung von Internetquellen und Online-Volltexten. Diese Anzahl von Einrichtungen setzt sich aus den Verbundpartnern von Academic LinkShare, den Kooperationspartnern der Virtuellen Fachbibliotheken Politikwissenschaft, Wirtschaftswissenschaften und Recht sowie aus einer Gruppe von Europäischen Dokumentationszentren zusammen.
• Wie konnten die Partner gewonnen werden, mussten die Partner besonders motiviert werden?
  Auf die Gewinnung neuer Kooperationspartner und Verbundpartner wird von den an Academic LinkShare beteiligten Virtuellen Fachbibliotheken großer Wert gelegt. Es finden daher regelmäßig Workshops statt, bei denen die Arbeit mit dem LinkShare System und die Ziele der Virtuellen Fachbibliotheken vermittelt werden. Die Partner der Virtuellen Fachbibliotheken werden teilweise dadurch motiviert, dass sie eigene Linklisten mit dem LinkShare System pflegen können. Teilweise sind sie einfach von den Zielen der Virtuellen Fachbibliotheken überzeugt und möchten die Fachinformationsführer für ihre eigenen Nutzer ausbauen und verbessern. Es ist in jedem Fall wichtig, die Ziele der Virtuellen Fachbibliotheken und die Vorteile von Fachinformationsführern für die Nutzer immer wieder zu kommunizieren, damit Kooperationspartner gewonnen werden können. Academic LinkShare ist sehr darauf bedacht, Kooperationspartnern und Verbundpartnern in ihren Bedürfnisse und Möglichkeiten entgegenzukommen und Kooperationen flexibel zu gestalten.
• Wie viele Quellen werden von den Partnern erschlossen?
  Wie viele Quellen jeder Partner erschließt, wird nicht festgelegt. Academic LinkShare ist daran gelegen, dass eine Kooperation nicht nur aus einer motivierten Anfangsphase besteht und dann mehr und mehr nachlässt. Partner von Academic LinkShare sollten die Erschließung von Internetquellen in ihren Arbeitsablauf integrieren. Wie viele Quellen monatlich / jährlich erschlossen werden, hängt von den Möglichkeiten der einzelnen Partner ab.
• Sind die Partner einzelne Personen oder Institutionen (mit wechselnden Bearbeitern)?
  Kooperationspartner sind in der Regel wissenschaftliche Einrichtungen, die ihrerseits Personen benennen, die sich für die Erschließung und Pflege der Quellen verantwortlich fühlen. Wir bezeichnen sie auch als ALS-Redakteure. Jeder ALS-Redakteur bekommt eine eindeutige Kennung, mit der er sich am System anmelden kann. Die Anzahl der ALS-Redakteure aus einer Einrichtung richtet sich nach den Bedürfnissen des Kooperationspartners. Durch die Vergabe personenbezogener Zugänge können eigene Datensätze in der Datenbank identifiziert werden und es kann bei Bedarf Kontakt zu den anderen ALS-Redakteuren einer Quelle aufgenommen werden.Prinzipiell ist aber auch eine Kooperation von Academic LinkShare mit einer Einzelperson möglich, sofern sie entsprechendes Know-how einbringen kann.
• Mit welchen Kosten ist eine Verbundpartnerschaft / eine Kooperationspartnerschaft verbunden?
  Bei dieser Frage muss deutlich zwischen Verbundpartnern und Kooperationspartnern unterschieden werden. Die Partner einzelner Virtueller Fachbibliotheken, die an den jeweiligen Fachinformationsführern mitwirken und sich ggf. Internetquellen aus dem LinkShare System zusätzlich auf ihrer eigenen Homepage als Linksammlung anzeigen, tragen keine Kosten für die Nutzung der Infrastruktur von Academic LinkShare.Verbundpartner jedoch, die eine eigene Virtuelle Fachbibliothek betreiben und sich durch einen Kooperationsvertrag zum nachhaltigen Betrieb des LinkShare Systems bereit erklärt haben, zahlen jährlich Kosten in Höhe eines Monatgehalts nach BAT IVa. Mit diesem Geld wird das LinkShare System technisch gepflegt und weiterentwickelt.

Arbeiten mit dem LinkShare System

• Wie umfangreich ist die Erschließung für die Partner?
  Jeder Partner kann selbst darüber entscheiden, wie viele Quellen er erschließen möchte – und damit auch, wie umfangreich die Erschließungsarbeit für ihn ist. Für die Gesamterschließung einer Quelle, d.h. für die formale und die inhaltliche Erschließung, ist mit einer Bearbeitungszeit von ca. 20 Minuten pro Internetquelle zu rechnen. Wird aber z.B. eine Quelle aus dem Datenpool ausgewählt und nur die Sacherschließungsinformation für die eigene Virtuelle Fachbibliothek ergänzt, so ist mit einer Bearbeitungszeit von ca. 10 Minuten pro Internetquelle zu rechnen.Die formalen Felder der Erfassungsmaske umfassen:– URL
  – Titel
  – Urheber / Mitarbeiter / Verleger
  – Sprache
  – Format (HTML, PDF, Word o.ä.)
  – Umfang / Größe (für elektronische Volltexte)
  – Publikationsdatum (für elektronische Volltexte)Die Felder für die Sacherschließung umfassen:
  
  – Schlagworte
  – Abstract (Kurzbeschreibung)
  – Fachsystematik
  – Ländersystematik (thematischer Bezug zu einem Land)
  – Standortsystematik (für Websites von Institutionen)
  – Ressourcentypensystematik (Information über Art der Quelle, z.B. Institution, Forum, Volltext)
  – Auf Wunsch: Klassifikation (z.B. BK, JEL, DDC)
• Wie gestalten sich der Workflow bzw. die einzelnen Arbeitsschritte im LinkShare System?
  Der Workflow kann flexibel nach den Möglichkeiten Ihrer Einrichtung gestaltet werden. Sie können festlegen, wie viele Personen Ihrer Einrichtung mit der Erschließung betraut werden und welche Aufgaben den Personen zugewiesen werden.Damit eine Quelle aufgenommen werden kann, muss sie zunächst einmal durch eine Person identifiziert werden, die mit dem entsprechenden Fachgebiet vertraut ist. Der Vorschlag wird mittels des Vorschlagtools ViFaPlus oder auf anderem Weg der Person mitgeteilt, die die Quelle als erstes bearbeitet. Die Vergabe verschiedener Status für Datensätze ermöglicht es, den Bearbeitungsstand nicht vollständig bearbeiteter Datensätze zu kennzeichnen. So kann die Erfassung von Internetquellen in Ihrer Einrichtung arbeitsteilig geschehen. Eine Internetquelle könnte zum Beispiel zunächst formal erschlossen werden und durch den Status „Formal erschlossen“ gekennzeichnet werden. Die Personen, die die Sacherschließungsinformationen an dem Datensatz ergänzen sollen, können gezielt nach formal erschlossenen Quellen der eigenen Institution suchen, diese fertig stellen und freischalten. Erst der freigeschaltete Datensatz wird in der jeweiligen Virtuellen Fachbibliothek angezeigt. Eine Bearbeitung von Datensätzen wäre jedoch auch andersherum / in mehreren Bearbeitungsschritten oder in Arbeitsteilung zwischen mehreren Einrichtungen möglich. Für die Änderung von Informationen, die durch Partner in einen Datensatz hineingeschrieben wurden, sowie für die Behandlung von Dubletten sind bestimmte Workflows im „Handbuch für Bearbeiterinnen und Bearbeiter“ vorgegeben.
• Wer gibt die Quellen frei?
  Die Freischaltung der Quellen erfolgt in der Regel durch Personen mit fachlichem und bibliothekarischem Know-how. Die Kooperationsparter legen selbständig fest, wer die Datensätze freischaltet. Sie können den Workflow so gestalten, dass der Wissenschaftler, der die Internetquelle vorschlägt, auch sofort Sacherschließungsinformationen im LinkShare System einträgt und dass der Bibliothekar die Formalerschließung ergänzt und die Quelle dann für den Fachinformationsführer im Internet freigibt. Der Workflow lässt sich jedoch auch anders gestalten (siehe vorherige Frage).
  Sollten Sie in Ihrer Einrichtung über bibliothekarisches, nicht aber über fachliches bzw. über fachliches, nicht aber über bibliothekarisches Know-how verfügen, würde die Quelle von Ihnen eingetragen werden und von Partnern, die die fehlenden Erschließungsinformationen ergänzen, freigeschaltet werden.
• Wie setzt sich das Redaktionsteam zusammen bzw. gibt es Redaktionsteams?
  In den an Academic LinkShare beteiligten Einrichtungen gibt es jeweils einen festen Stamm von Personen, die Internetquellen für die Aufnahme in einen Fachinformationsführer vorschlagen. Diese Personen (z.B. Wissenschaftler oder Fachreferenten) müssen mit dem betreffenden Fachgebiet sowie mit den Qualitätskriterien und dem Sammelprofil des Fachinformationsführers vertraut sein. Quellen, die mit dem Sammelprofil und den Qualitätskriterien eines Fachinformationsführers übereinstimmen, können ohne vorherige Rücksprache mit anderen Redakteuren des betreffenden Fachinformationsführers ins LinkShare System eingebracht werden.

Sonstiges

• Wo liegen die Probleme der Kooperation?
  Bisher gab es keine Probleme bei der Kooperation zwischen den Verbundpartnern von Academic LinkShare. Alle Partner haben an Entscheidungen teil und Arbeiten im Zusammenhang mit Academic LinkShare werden gleichmäßig unter den Partnern verteilt. Die technischen Arbeiten am LinkShare System werden in der SUB Hamburg durchgeführt. Kosten für die Wartung und Weiterentwicklung des Systems werden gemeinsam von den Partnern getragen. Andere Aufgaben im Rahmen von Academic LinkShare (öffentlichkeitsarbeit, Pflege des Handbuchs für Bearbeiterinnen und Bearbeiter, Konzeption) werden arbeitsteilig von den Verbundpartnern übernommen. Hierbei ist es wichtig, dass alle Partner gleich große Arbeitspakete übernehmen. Gleiches gilt für die übernahme bereits erschlossener Internetquellen. Partner sollten sich nicht ausschließlich an dem Datenpool bedienen und keine eigenen Links einpflegen, da dies zu Problemen in der Kooperationspartnerschaft führen könnte. Die genannten Punkte sind mögliche Problemquellen, die bisher jedoch nicht aufgetreten sind.
• Wo liegen die Probleme der gemeinsamen Erschließung?
  Gemeinsam erschlossene Datensätze sind Allgemeingut der Verbundpartner von LinkShare. Da teilweise mehrere Virtuelle Fachbibliotheken einen Datensatz nutzen, müssen die Partner sich auf verbindliche Regeln für die Erschließung einigen und diese anwenden. Datensätze, die von mehreren Partnern genutzt werden, dürfen darüber hinaus nicht ohne weiteres gelöscht werden. Die genannten Punkte sind jedoch nicht unbedingt als Nachteil oder Problem der gemeinsamen Erschließung zu sehen, da z.B. die verbindlichen Regeln zu einer einheitlichen Erschließung führen.
  Die Kommunikation zwischen den Partnern ist wichtig, um eventuelle Probleme im Workflow aufzuspüren und zu beheben. Da die Partner alle Quellen in LinkShare einbringen können, die für sie selbst interessant sind, gibt es keine Konflikte im Hinblick auf Sammelprofile o.ä. bei Academic LinkShare. Jeder Partner kann die Arten von Quellen erschließen, die er in seinem Fachinformationsführer darstellen möchte, ohne sich inhaltlich oder hinsichtlich der Qualität von Quellen mit den Partnern abstimmen zu müssen.
• Was ist ViFaPlus?
  Mit ViFaPlus können Sie mit zwei Mausklicks eine Internetquelle für die Aufnahme in eine Virtuelle Fachbibliothek vorschlagen. ViFaPlus ist ein Tool, das Sie ganz einfach in Ihren Browser installieren können. Wenn ViFaPlus installiert ist, müssen sie nur noch an LinkShare denken, sobald Sie eine interessante Internetquelle in Ihrem Browser geöffnet haben. Sie klicken auf das Icon „ViFaPlus“ in Ihrem Browser, und es wird geprüft, ob die Internetquelle bereits im LinkShare System vorhanden ist. Sie klicken ein zweites Mal, und für die Internetquelle wird ein neuer Datensatz im LinkShare System angelegt. Bei Interesse an ViFaPlus melden Sie sich bitte abhängig von Ihrem Fachgebiet.